Skip to content

Review Penerapan ERP di PT.Bentoel Prima

Maret 16, 2012

Berikut ini saya akan mencoba me-review tulisan dari A.Mohammad B.S (Bentoel: Dengan Be-one integrasikan sistem dari ujung ke ujung) yang di postingkan pada pada tanggal 19 Januari 2010 di situs CIO Society mengenai penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) di PT.Bentoel Prima.

Sebelum membahas lebih jauh, kira nya perlu kita ketahui dahulu apa sih yang dimaksud dengan Enterprise Resouces Planning (ERP), Supply Chain Management (SCM), Human Resource Management (HRM), Customer Relationship Management (CRM), Manufacturing Resource Planning (MRP), Financial Resource Management(FRM).

ERP adalah :

Suatu Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan yang berupa aplikasi perangkat lunak komputer yang terintegrasi dan menyeluruh.

Secara arsitektural sistem, ERP dikembangkan berdasarkan modul-modul fungsional yang meliputi seluruh aspek sumber daya di dalam sebuah perusahaan/organisasi.

Secara historis, ERP berasal dari metamorfosis dari MRP (Manufacturing Resources Planning) yang diarahkan untuk kelompok usaha manufaktur.

Seiring dengan perkembangan teknologi, manajerial dan bisnis maka MRP pun berubah menjadi ERP. Istilah ERP sendiri diperkenalkan pertama kali oleh Gartner Group.

Lantas manfaat apa saja yang bisa kita dapatkan dari penerapan sistem ERP? Atau modul-modul standar apa saja yang biasa terdapat dalam sistem ERP?

Secara teknis sebenarnya ERP berfungsi memadukan berbagai sistem informasi yang tersebar di masing-masing departemen (unit fungsional) di sebuah lembaga.

Dengan adanya sistem yang terpadu tersebut maka masing-masing unit fungsional dalam lembaga tersebut dapat saling berbagi data dan informasi yang pada akhirnya meningkatkan sinergi antar elemen di perusahaan yang menerapkannya.

Perlu diingat bahwa ERP bukanlah aplikasi perangkat lunak komputer yang berfungsi menangani data secara elektronik dan memprosesnya secara terperinci saja.

ERP memiliki keunggulan dalam menyajikan informasi analitik kepada para pemegang keputusan melalui modul OLAP (online analytical processing).

Sehingga jika dilihat dari sisi fungsional sistem, ERP dibagi atas modul OLAP dan OLTP (online transaction processing).

Modul OLTP adalah lapis (layer) yang berfungsi menangani proses pemasukan (input), ubah (update) dan hapus (delete) dari setiap data ke dalam rekam (record) tabel yang saling terkait dalam suatu basis data.

Misalkan saat memasukkan data penjualan maka sistem OLTP akan melakukan verifikasi ke tabel pegawai untuk memastikan otoritasnya, penelusuran apakah pelanggan tersebut adalah langganan yang sudah terdaftar sehingga berhak atas potongan harga, memeriksa apakah ada program harga khusus dari sistem informasi akunting hingga akhirnya data tersebut direkam dalam tabel penjualan.

Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:

Customer Relationship Management (CRM) : Adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM  melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).

Financial Resource Management (FRM): Adalah modul modul yang berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial sehingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen. modul-modulnya antara lain;  General Accounting, Financial Accounting, Controling, Invesment Management, Treasury, dan Enterprise Controlling.

Supply Chain Management (SCM) : Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.

Tujuan dari SCM adalah untuk melakukan efektifitas dan efisiensi mulai dari suppliers, manufacturers, warehouse dan stores.

SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP. Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan. modul-modulnya antara lain adalah :General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management

HRM (Human Resource Management)  :
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul ini. Modulnya antara lain: Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
Manufacturing Resource Planning (MRP II) adalah : evolusi dari Material Requirements Planning (MRP I), yang melingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master schedulling, rough cut capacity planning dan shoop floor control. MRP I telah memasukan unsur pengawasan dan pelaporan. Setelah MRP I perusahaan menyadari bahwa banyak hal yang harus dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales order, analisis penjualan, distribusi, quality control serta sistem pelaporan dan pengawasan lebih lanjut. Hal ini kemudian dikenal dengan konsep ERP (Enterprise Resources Planning).
Nah, setelah kita mengetahui ruang lingkup dari ERP tersebut. Maka bisa kita menarik kesimpulan bahwa tujuan dari penerapan ERP di suatu Perusahaan antara lain adalah; untuk mendukung fungsi bisnis, meningkatkan produktivitas perusahaan, dapat meningkatkan kinerja, serta dapat bersaing dengan kompetitor lainnya.
Penerapan ERP di PT.Bentoel Prima (Bentoel: Dengan Be-one Integrasikan Sistem dari Ujung ke Ujung).

Gencarnya kampanye mengenai himbauan untuk mengurangi konsumsi rokok terkait dengan kesehatan dan semakin dibatasinya aktivitas berpromosi, membuat prediksi bisnis rokok di tanah air akan menuju keterpurukan. Namun hal ini tidak membuat produsen rokok berhenti berinovasi untuk meningkatkan bisnisnya. Dengan bantuan Teknologi Informasi, PT Bentoel Prima adalah salah satu perusahaan rokok yang dapat terus maju dan bersaing didalam bisnis rokok sampai saat ini.

Sejak tahun 2003, PT.Bentoel Prima memiliki direktorat IT yang berperan sebagai pendukung bisnis yang integrated agent dalam hal TI dan Business Prosess, direktorat ini dinamakan Information System and Business Process (ISBP) yang mengembangkan Enterprise System yang diberi nama B1 (Be-One). Be-One dikembangkan dengan mengacu pada standart Telecommunication Industry Association 942, IT Service Management berdasarkan framework IT Infrastructure Library, dan Information Security Management System yang sudah mendapat standart ISO / IEC 27001.

Sistem Be-one ini diimplementasikan pada tahun 2004 dan berpusat pada aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) dari SAP. di dalam ERP yang sistem nya diimplementasikan oleh Soltius Indonesia ini ada beberapa modul utama antara lain Material Manajement, Sales and Distribution, Production Planning, Fund Managemet, Controlling dan Financial accounting. Dengan sistem ini data bisa seragam dan menjadi acuan dari semua kegiatan transaksi.

Sistem Be-one ini adalah sistem yang terintegrasi dari hulu sampai ke hilir, dari transaksi hingga pelaporan untuk manajemen. Sebagai contohnya, data penjualan yang dilakukan tenaga penjualan dimasukan ke dalam PDA di lapangan saat melakukan transaksi penjualan. Pada akhir hari, seluruh transaksi di upload secara otomatis ke sistem di Area Sales dan Marketing Office (ASMO), untuk selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga ke sistem yang ada di kantor pusat, dan semua data tersebut yang terkena dampak dari transaksi penjualan pun akan ter-update.

Modul-modul dari Be-one system tersebut antara lain adalah ;

  • Be-one Portal
  • Be-one ASMO & Mobile meliputi (Sales Administration & Management System serta Sales Force automation & Mobile Management.
  • Be-one Deal untuk pembayaran
  • Be-one Synergy (HRMS) untuk pengelolaan karyawan
  • Be-one Poli untuk Healt care
  • Be-one Intellegence (Business Intelegence) untuk menganalisa pasar
  • Be-one Business Planning & Simulation untuk Perencanaan Perusahaan
  • Be-one War Map & War Room. untuk menganalisa pasar

Semua itu terintegrasi dengan system ERP sebagai satu kesatuan sistem.

Dampak bisnis dari penerapan ERP di PT.Bentoel Prima tersebut terasa dengan meningkatnya produktivitas bisnis seperti meningkatnya kecepatan proses data dan kecepatan proses bisnis itu sendiri. Semisal, data menjualan dari kira-kira 1000 tenaga penjualan di seluruh Indonesia dapat dikumpulkan dan dilaporkan pada hari yang sama, dengan begitu manajemen Bentoel dapat segera mengetahui situasi pasar dan hasi dari aksi-aksi yang dilakukan, dan untuk selanjutnya bisa melakukan langkah penyesuaian yang dibutuhkan. Selain itu tidak ada lagi inkonsistensi atau dispute di antara unit-unit dalam perusahaan. Dengan demikian pengambilan keputusan bisa menjadi tajam dan cepat.

Contoh lain adalah dengan adanya modul business intellegence, orang pemasaran bisa mengetahui produk, profil serta value seperti apa produk  yang laku di suatu pasar. Hal ini telah dibuktikan dengan kesuksesannya Bentoel memasarkan salah satu produk barunya dengan mampu menjual dua kali lipat dari produk yang di luncurkan sebelumnya. Waktu dari produksi produk tersebut pun dapat dipangkas menjadi lebih singkat karena positioning maupun segmentasinya  dapat diketahui dengan pas berdasarkan informasi yang dikumpulkan dari business Intellegence tersebut.

Dengan penerapan ERP di PT.Bentoel Prima tersebut. Revenue Bentoel mengalami kenaikan yang signifikan. Terhitung revenue di tahun 2005 hanya Rp.2 triliun, lalu setelah menerapkan ERP mampu meningkat hingga Rp.6,9 triliun pada tahun 2008.

Dari sisi Volume produksi juga mengalami peningkatan, yang sebelumnya hanya 6,6 miliar batang di tahun 2005 menjadi 17,5 miliar batang di tahun 2008. Market share nya pun meningkat dua kali lipat.

Keuntungan dari penerpan ERP di PT.Bentoel Prima antara lain :

  • Instant Feedback, Business Intellegence, serta Operational Excellence terciptanya data penjualan yang bisa diterima pada hari yang sama mulai dari Sales Supervisor hingga direksi bisa diketahui.
  • Efektifitas Sales Performance dapat diketahui.
  • Bisa mengetahui dengan cepat masalah / kesulitan peneterasi di suatu daerah, maka dapat dengan segera diambil tindakan.
  • Bisa mengetahui kompetitor.
  • Sisi operational Excellence Effectiveness bisa terpangkas karena menggunakan aplikasi lewat PDA
  • Produktifitas meningkat hingga 15%
  • Penjualan pun meningkat
  • Stok level dapat terkontrol mulai dari pabrik sampai dengan penjual
  • Financial Intern juga dapat terkontrol
  • Dapat mengetahui produk, profil dan value seperti apa yang laku di pasar.
  • Waktu produksi jauh lebih singkat

Rencana yang akan datang setelah penerapan ERP, Pt.Bentoel Prima akan meningkatkan lagi sistem administrasi manajemen penjualan dan mobile management, yang tadinya 1200 PDA di seluruh Indonesia maka jumlah nya akan ditambah menjadi 1600.

Demikianlah review penerapan ERP di PT.Bentoel Prima ini, semoga dapat di jadikan contoh dan referensi bagi kita untuk menerapkan ERP di perusahaan.

sumber :

http://ciosociety.com/2010/01/19/bentoel-dengan-be-one-integrasikan-sistem-dari-ujung-ke-ujung/

http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan

http://www.setiabudi.name/archives/389

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: